Für öffentliche Institutionen

Öffentliche Bauvorhaben stehen unter der Lupe der Öffentlichkeit und der Rechnungsprüfungsämter. Jede Abweichung vom Budget wird zum Politikum. KOSTN bietet hier die notwendige Struktur, um Projekte „nach Vorschrift“ und dennoch effizient abzuwickeln.

1. Das Problem: Compliance-Druck und Bürokratie-Monster

Öffentliche Bauverwaltungen kämpfen oft mit:

• Vergaberechtlichen Hürden:
  Die lückenlose Dokumentation, warum welcher Auftrag an wen ging, ist Pflicht.
• Mangelnder Übersicht über Fördergelder:
  Viele Projekte hängen von Zuschüssen ab. Werden Kosten falsch zugeordnet, droht die Rückforderung von Fördermitteln.
• Starre Haushaltsführung:
  Mittel müssen oft in bestimmten Haushaltsjahren abgeflossen sein („Jährlichkeit“). Manuelle Listen machen die Steuerung der Mittelabflüsse zum Glücksspiel.

2. KOSTN als digitales Prüfprotokoll

KOSTN ist darauf ausgelegt, die strengen Anforderungen des öffentlichen Sektors (z. B. VHB – Vergabe- und Vertragshandbuch) abzubilden.

A. Struktur nach DIN 276 und AKVS

KOSTN zwingt zur Systematik. Jede Buchung erfolgt in der korrekten Kostengruppe. (sofern das Budget entsprechend angelegt ist)

• Der Vorteil: Bei einer Prüfung durch das Rechnungsprüfungsamt (RPA) ziehen Sie Berichte auf Knopfdruck. Die Nachvollziehbarkeit ist vom ersten Entwurf bis zur Schlussrechnung gegeben.

B. Überwachung von Fördermitteln

Öffentliche Projekte sind oft Mischfinanzierungen. KOSTN erlaubt es, Kostenstellen so zu trennen, dass förderfähige von nicht-förderfähigen Kosten sauber unterschieden werden.

• Der Effekt: Maximale Ausschöpfung von Fördertöpfen ohne Risiko bei der Verwendungsprüfung.

Souveränität im Gemeinderat: Wenn Sie belastbare Zahlen präsentieren, gewinnen Sie das Vertrauen der Bürger und Entscheider.

3. Der "Digitale Stempel": Workflow-Sicherheit

In der Verwaltung müssen oft mehrere Instanzen eine Rechnung prüfen (sachlich richtig / rechnerisch richtig).

Mit KOSTN:

• Workflow: Die Rechnung wandert von der Poststelle → zum städtischen Projektleiter → Eintragung in Kostn → zum externen Planer → Freigabe → Freigabevermerk in Kostn → und schließlich in die Kämmerei.
• Revisionssicherheit: Es ist jederzeit dokumentiert, wer wann welche Freigabe erteilt hat. Das schützt Mitarbeiter vor Haftungsfragen und Vorwürfen der Untreue oder Misswirtschaft.

Transparenz - Rechtssicher - Haushaltstreu

Für öffentliche Institutionen mit KOSTN praktisch abbilden